网络数码传真机的工作原理是利用内部设备对传真信号的存储及转换功能，在网络配置许可的范围内,主要实现了自动接收和发送传真的功能。系统内用户能通过数码管理器收取自己的传真。发送传真时客户机只需要提交传真给数码传真服务器，服务器能自动发送。在读取已经接收的传真时，可根据权限读取相关传真。系统管理员则可以对系统进行参数配置，流程定制和用户信息管理等功能操作。
一）、传真发送与接收
1、数码虚拟打印与自动格式转换
用户可以使用打印的方式（选择数码打印机）将要发送的文档发送，就象打印文件一样，并可浏览文件内容。
2、数码传真队列
所有客户机待发送的传真任务在数码服务器上自动形成传真列表，并有数码服务器自动调度并完成发送。
3、成功显示与传真到达提醒
显示自动将传真任务是否发送成功。客户机收到传真后，系统自动在提示窗口提示用户及时查看。
4、传真群发
用户可以同时将所需发送的传真文件发送给若干个不同的用户，只需轻点发送传真确认键即可。
5、失败重发
数码局域网版竭尽全力保证每一个传真都能成功，及时地发送到目的地，当对方占线，无人接听等导致传真失败时，系统会自动重发，自动重发次数最多11次。
6、传真到Email信箱
会根据用户设定传真以电子邮件附件（ＢＭＰ、GIF、PDF 或TIF）的形式通过指定的邮件服务器发送给用户。
7、定时发送
可以根据用户设置的具体时间将所需要发送的传真发送给客户，可以保障传真安全准时到达

二）、系统管理
*1、多电话路由功能
网络数码传真机支持一台电脑管理多台数码硬件功能，即用户可以在一台主机上安装多路数码数码传真机硬件，并由一套数码服务器软件管理。在发送传真时，系统自动选择一个空闲的设备发送；上载时，可同时把所有数码传真机中的传真上载到电脑中。同时，管理员可以设置每一个数码数码传真机的功用（设定为收发设备或只接收传真设备），设置每一个设备的信息如本机号码等。
2、用户管理
*在数码服务器上，系统可为用户设置不同的帐户、密码、管理权限、组别，方便管理。如 管理员可以添加、删除所有用户信息（用户名，密码，信箱号码用户权限，Email地址等，），设定每个用户的收发、读取权限等。
3、电话簿管理
*用户可以使用电话簿，管理自己的联系人信息。支持新建电话簿支持新建群发组，用户可以将经常有传真业务的一类客户添加到一个群发组中，发送传真时，选择一个群发组，即可将一份传真自动发送到多个客户。

三）、其他
1、接收传真自动打印到打印机
用户可以设定将所有收到的传真，自动打印到打印机上，同时在电脑上保存备份。
2、传真页眉
在发送传真时，系统自动在传真页面上添加页眉，使所有发出传真统一形象。
3、传真阅读、编辑和电子签章
数码传真系统自带传真浏览器，在查看传真的同时，可以对传真页面进行编辑，同时支持电子签章功能等。在查看传真时，如需格式转换，可直接另存为TIF，BMP，GIF或PDF格式。也可以直接复制到剪贴板
5、支持自动IP拨号
用户可以根据自己的需要设置IP（或其他200、201、300卡）号码，并在发送长途传真时，系统自动拨打设置好的
IP号码，节省通信费用。
6、自动保存
系统支持多个传真文件存放在硬盘中，方传真管理，避免了传真丢失，查找十分方便。

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